Polityka prywatności i ochrony danych osobowych (RODO)

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego PerioTeam, kontaktujących się z PerioTeam oraz zgłaszających się na szkolenia i indywidualny mentoring kliniczny organizowane pod marką PerioTeam.
2. PerioTeam jest marką edukacyjną działającą w ramach BeneMedica s.c. i nie stanowi odrębnego administratora danych osobowych.
3. Polityka została przygotowana z uwzględnieniem wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwych przepisów prawa polskiego, w tym przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

2. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest BeneMedica s.c., ul. Wólczańska 265, 93-035 Łódź, NIP 725 192 53 48, dalej: „Administrator” lub „BeneMedica”.
2. W sprawach dotyczących prywatności i przetwarzania danych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@perioteam.pl albo pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania z serwisu i usług PerioTeam Administrator może przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu;
• informacje zawodowe, w tym miejsce pracy oraz numer prawa wykonywania zawodu (PWZ) albo numer/identyfikator wpisu do właściwego rejestru zawodu medycznego (RIZM), jeżeli są potrzebne do kwalifikacji uczestnika;
• informacje dotyczące wybranego szkolenia, preferowanego terminu, doświadczenia zawodowego i obszarów zainteresowania podanych dobrowolnie w formularzu lub korespondencji;
• dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia płatności, wystawienia dokumentów księgowych oraz dokumentowania udziału w szkoleniu;
• dane dotyczące uczestnictwa w szkoleniu, w tym obecności, wydanych certyfikatów lub zaświadczeń oraz – jeżeli dotyczy – dokumentacji związanej z punktami edukacyjnymi;
• treść korespondencji prowadzonej z Administratorem;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi serwera oraz informacje zapisywane w plikach cookies – w zakresie wynikającym z konfiguracji serwisu i dokonanych przez użytkownika wyborów.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

• 4.1. Obsługa zgłoszeń i kwalifikacja do szkolenia — Dane podane w formularzu zgłoszeniowym lub korespondencji są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, kontaktu, weryfikacji wymaganych uprawnień zawodowych, oceny możliwości udziału oraz podjęcia działań na żądanie osoby zgłaszającej się przed zawarciem umowy. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• 4.2. Organizacja i realizacja szkolenia — Po zakwalifikowaniu uczestnika dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, organizacji szkolenia lub mentoringu, komunikacji organizacyjnej, potwierdzenia udziału oraz wydania odpowiednich dokumentów. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• 4.3. Obowiązki prawne i rozliczenia — Dane niezbędne do wystawienia i przechowywania dokumentów księgowych, podatkowych oraz realizacji innych obowiązków wynikających z prawa są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• 4.4. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — Administrator może przechowywać niezbędne dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykazania prawidłowości swoich działań. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• 4.5. Marketing i informacje o nowych szkoleniach — Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, jego dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o szkoleniach, wydarzeniach i materiałach PerioTeam. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a korzystanie z kanałów komunikacji elektronicznej odbywa się zgodnie z właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.
• 4.6. Analityka i cookies — W zakresie, w jakim serwis korzysta z opcjonalnych narzędzi analitycznych lub marketingowych wymagających zgody, dane są przetwarzane po dokonaniu przez użytkownika odpowiedniego wyboru w mechanizmie zarządzania zgodami. Niezbędne technicznie pliki cookies mogą być wykorzystywane w zakresie koniecznym do prawidłowego działania serwisu. Szczegółowe informacje powinny być opisane w Polityce cookies i panelu ustawień cookies.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest dobrowolne, ale konieczne do rozpatrzenia zgłoszenia i – jeżeli zgłoszenie zostanie zaakceptowane – do zawarcia i realizacji umowy.
2. Numer PWZ albo numer/identyfikator wpisu do RIZM jest wymagany, jeżeli służy weryfikacji, czy dana osoba spełnia warunki zawodowe udziału w określonym szkoleniu.
3. Podanie danych do celów marketingowych jest dobrowolne, a brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość zgłoszenia się ani udziału w szkoleniu.

6. Dane pacjentów i przypadki kliniczne

1. Ogólny formularz zgłoszeniowy PerioTeam nie służy do przekazywania danych pacjentów.
2. Użytkownik nie powinien wpisywać w formularzu ani w zwykłej korespondencji danych osobowych pacjentów, dokumentacji medycznej ani informacji umożliwiających identyfikację pacjenta.
3. Jeżeli w ramach szkolenia lub mentoringu przewidziane jest omawianie własnych przypadków klinicznych, materiały powinny być przygotowane i przekazywane w sposób zgodny z prawem oraz zasadami ustalonymi przez Organizatora, w szczególności z zastosowaniem odpowiedniej anonimizacji lub innej prawidłowej podstawy przetwarzania.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce, w szczególności:

• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi hostingowe, informatyczne, obsługi strony internetowej i poczty elektronicznej;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, płatnicze, prawne lub doradcze;
• osobom prowadzącym szkolenia i członkom zespołu zaangażowanym w organizację wydarzeń – w zakresie niezbędnym do realizacji szkolenia;
• uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z instrukcjami Administratora.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator dąży do korzystania z rozwiązań zapewniających przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jeżeli w związku z korzystaniem z dostawców usług informatycznych, analitycznych lub komunikacyjnych dojdzie do przekazania danych poza EOG, odbywa się ono wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.
3. Informacje o konkretnych dostawcach technologii i transferach związanych z plikami cookies powinny odpowiadać faktycznej konfiguracji serwisu i być dostępne w Polityce cookies lub panelu zarządzania zgodami.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych Administratora. W szczególności:

• dane osób, które przesłały zgłoszenie, są przechowywane przez okres potrzebny do jego obsługi i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą wykazania prawidłowości procesu zgłoszeniowego lub ochrony przed roszczeniami;
• dane uczestników szkoleń są przechowywane przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• dokumenty księgowe i podatkowe są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami;
• dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub ustania celu marketingowego;
• dane związane z cookies są przechowywane zgodnie z okresem działania poszczególnych plików cookies i ustawieniami wybranymi przez użytkownika.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
• usunięcia danych, gdy spełnione są przesłanki przewidziane prawem;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@perioteam.pl.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Administrator nie podejmuje wobec uczestników i osób zgłaszających się decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
2. Jeżeli opcjonalne narzędzia analityczne lub reklamowe stosowane w serwisie wykorzystują profilowanie do doboru treści lub reklam, zakres takiego działania powinien być opisany zgodnie z faktycznie używanymi narzędziami w Polityce cookies oraz w panelu zarządzania zgodami.

12. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające chronić dane osobowe przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem.
2. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków i zostały odpowiednio upoważnione lub działają na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.
3. Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, celu przetwarzania i poziomu ryzyka.

13. Pliki cookies

1. Serwis może korzystać z plików cookies i podobnych technologii.
2. Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane w zakresie koniecznym do działania strony i świadczenia funkcji wybranych przez użytkownika.
3. Cookies analityczne, marketingowe lub inne technologie, które wymagają zgody, powinny być uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu.
4. Użytkownik powinien mieć możliwość zarządzania swoimi wyborami oraz wycofania zgody z poziomu dostępnego na stronie mechanizmu ustawień cookies.
5. Szczegółowy wykaz kategorii cookies, ich dostawców, celów i czasu działania powinien być określony na podstawie faktycznie wdrożonych na stronie narzędzi i opisany w odrębnej Polityce cookies.

14. Wizerunek uczestników

1. Udział w szkoleniu nie oznacza automatycznej zgody na wykorzystanie rozpoznawalnego wizerunku uczestnika w materiałach promocyjnych.
2. Jeżeli wykorzystanie wizerunku wymaga zgody, jest ona zbierana odrębnie i może zostać odmówiona bez wpływu na możliwość udziału w szkoleniu.
3. Szczegółowe zasady dotyczące fotografowania i nagrywania podczas szkoleń określa Regulamin szkoleń PerioTeam.

15. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu usług PerioTeam, sposobu przetwarzania danych lub stosowanych rozwiązań technologicznych.
2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej PerioTeam.
3. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na początku dokumentu.

16. Kontakt

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się:

• e-mail: kontakt@perioteam.pl
• pisemnie: BeneMedica s.c., ul. Wólczańska 265, 93-035 Łódź